近年来，建筑业获得前所未有的发展，而工程建设管理水平的高低，已成为各建设项目能否有序、高效、高质量完成的关键所在。作为工程建设中不可缺少的重要组成部分的工程档案，直接体现了工程技术和各专业施工的具体内容，是储备工程建设活动信息的主要载体，对工程建设起着极为重要的作用。新的形势下，需要工程技术人员在实践中不断学习和探索，做好工程建设各阶段的档案资料管理工作。

　　一、工程招标阶段

　　工程招标阶段的主要工作是围绕合同拟定、合同签署等管理内容开展的。做好工程招标阶段的资料收集，能够使档案管理工作更好地为工程合同服务。特别是在重大建筑工程建设均已全方位推行工程招标制和监理制的情况下，无论是勘察设计还是施工和监理，都必须经过严格的招标竞争来承揽，在承包合同签订后开始实施。在签订合同时，必须严格审查，对合同的各项条款明确责任者，使其得到法律保证，以便对所建工程进行预检和质检，形成完善的档案资料。在合同管理过程中，会形成大量的文件资料，如承包商内部、承包商下业主、监理方和供应商之间往来的大量合同变更、签证和业务信函，包括材料购置、设备管理、人员管理、质量管理、资金管理、建设监理等众多基础资料，这些都是档案管理工作的重要范围。而今后涉及相关工程的法规变化、税费改革、政策调整等所产生的问题都要依据合同及相关档案进行处理。因此，保存好工程招标阶段产生的各种原始资料，既是解决合同纠纷的重要依据，也是档案管理服务于合同管理的重要内容。

　　二、工程设计和施工阶段

　　工程的设计和施工是工程项目进程的核心阶段，也是工程档案管理的重要阶段。要做好工程档案资料的收集、整理工作，必须做到档案管理与工程建设同步，这既是工程建设的要求，也是衡量档案管理水平的重要标志之一。在这个阶段，档案管理人员应深入施工现场，参与工程设计交底会、技术讨论会、工程调度会等，根据施工进度及时明确各阶段应形成的档案资料的内容和归档范围，并加强与工程技术人员的协作，全程跟踪监控，做到施工-记载-收集-整理等环节准确、及时、到位，以便及时发现问题，及时整改。

　　在设计和施工过程中，设计图纸变更较为常见。变更的原因有很多，例如：在设计文件发出后发现有误、现场施工条件限制、建筑材料更换、建设标准降低或者提高等。这些变更增加了施工文件收集归档的难度，要求档案管理人员的工作更加细致到位。在此期间，档案管理人员还应注重对归档资料进行检查校对，以保证档案的完整性。例如：在整理《建筑工程质量保证资料》时，单就施工用钢材一项，不仅要注意钢材的出厂合格证和出厂试验报告，还要有钢材进场应进行了化学成份分析和焊接试验;钢结构用钢材不仅要检查出厂合格证，还要进行取样试验，按级别规格顺序汇总并注明合格证及试验报告编号。还应特别加强对管道、线路等隐蔽施工工程相关资料的收集，以便于今后对工程的使用及维护。

　　三、工程竣工交付阶段

　　工程档案在建筑工程竣工交付阶段要及时补充和完善，这是保证工程建设质量和工程档案优质的一大关键。工程竣工档案总的质量要求是齐全、完整、图物相符、规格统一、纸质优良。在经过项目招标、设计施工等程序之后，工程档案已初具体系，此时最忌麻痹大意，对每一份竣工资料都要认真核对，检查文件资料是否准确完整、是否为原件、盖章和签署是否完备、排列是否有序等。对不符合要求的提出书面意见帮助整改，对以往验收中存在的问题要进行待查，最后在各部门会签的基础上正式验收归档。

　　要创新档案管理，提高管理水平，需要认真做好以下几点：

　　1. 统筹部署，健全管理体系

　　在安排建筑工程施工时，要就工程档案工作形成企业档案部、项目档案室、施工资料员的三级管理体系，做到档案管理与项目建设进程同步。项目申请立项即应开始进行文件资料的积累、整理审查工作，项目竣工验收时完成文件资料的验收工作，减少遗留问题，保证归档质量。

　　2. 二是加强工程档案管理队伍建设

　　要配备档案管理专业水平高、工作能力强的专职人员，负责文件资料的收集整理工作。要切实加强对相关人员的业务指导和培训，除常规档案收集保管技术培训外，还应加强计算机网络信息管理等现代化管理知识的培训，使档案管理人员增强现代化意识，掌握现代化管理手段，及时完善、准确查询工程档案信息，为工程管理提供服务。

　　3. 建立现场办公制度

　　工程档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考性资料，协助解决问题。

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